komunikasi bisnis yang efektif

TEKNIK KOMUNIKASI EFEKTIF

Pengertian Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif adalah Komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change), atau perubahan perilaku (behavior change), atau setidaknya perubahan opini (opinion change) pada orang yg terlibat dalam komunikasi.

Lima Fondasi Membangun Komunikasi Efektif

ü  Berusaha benar2 mengerti orang lain (emphatetic communication)

ü  Memenuhi komitmen / janji

ü  Menjelaskan harapan

ü  Meminta maaf dg tulus ketika membuat kesalahan

ü  Memperlihatkan integritas pribadi

Faktor-faktor penunjang komunikasi efektif

a. Faktor pada komponen komunikan

Ditinjau dari komponen komunikan, seseorang atau sekelompok orang dapat menerima pesan dengan baik, jika berada dalam kondisi sebagai berikut:

1. Ia dapat dan benar-benar mengerti pesan yang disampaikan, baik itu dari bahasa, dialek, gaya bahasa, dan lain lain
2. Pada saat komunikan mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusan itu sesuai dengan tujuannya.
3. Pada saat ia mengambil keputusan, ia sadar bahwa keputusan tersebut bersangkutan dengan kepentingan pribadinya dan ia mampu memenuhinya baik secara fisik dan mental.
4. Komunikan terdiri dari orang-orang hidup, bekerja, dan bermain satu sama lainnya dalam jaringan sosial, sehingga mengerti mana yang etis atau tidak etis

Intinya adalah, “know your audience”. Mengetahui audiens/pendengar merupakan hal yang utama dalam komunikasi. Sebbanya ialah karena penting sekali mengetahui:

1)      Timing yang tepat untuk menyampaikan/menerima suatu pesan

2)      Bahasa yang dipergunakan agar pesan dapat dapat dimengerti. Identifikasi audiense, jika diperlukan, gunakan saja bahasa daerah.

3)      Perhatikan sikap dan nilai yang harus ditampilkan. Sesuaikan dengan nilai, sikap, bahkan norma pendengar.

4)      Perhatikan juga jenis kelompok pendengar di mana komunikasi akan dilaksanakan.

b. Faktor pada komponen komunikator

Ditinjau dari komponen komunikator, untuk melaksanakan komunikasi efektif, terdapat dua faktor penting pada diri komunikator. Yakni Kepercayaan pada komunikator (source credibility) dan daya tarik komunikator (source attractiveness), dan memahami Image dari komunikan.

Kepercayaan kepada komunikator ditentukan oleh keahliannya dan dapat tidaknya ia dipercaya. Penelitian menunjukkan bahwaa kepercayaan yang besar akan dapat meningkaatkandaya perubahan sikap. Lebih dikenal dan disenanginya komunikator oleh komunikan, lebih besar kecenderungan komunikan untuk merubah sikap sesuai dengan yang diinginkan komunikator.

Seorang komunikator juga akan mempunyai kemampuan merubah sikap komunikan dengan menonjolkan atau menampilkan daya tariknya. Misalnya komunikator menonjolkan kesamaan dirinya dengan komunikan, bersenda gurau sesuai dengan nilai komunikan, menggiring komunikan kearah opini yang sama dan memuaskan sehingga komunikator meraih simpati komunikan. Kesamaan yang dapat dibangun seperti kesamaan ideologi dan kesamaan demografi.

Kemampuan yang tidak kalah penting adalah kemampuan membaca pikiran/ memahami kepentingannya, kebutuhannya, kecakapannya, pengalamannya, kemampuan berpikirnya, kesulitannya, dan sebagainya.

c. Faktor pada komponen pesan

1. Pesan harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa, sehingga dapat menarik perhatian komunikan

2. Pesan harus menggunakan lambang-lambang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan komunikan, sehingga sama-sama mengerti.

3. Pesan harus membangkitkan kebutuhan pribadi komunikan dan menyajikan/menyarankan beberapa cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut

4. Pesan harus menyarankan suatu jalan untuk memperoleh kebutuhan tadi yang layak bagi situasi kelompok dimana komunikan berada pada saat ia digerakan untuk memberikan tanggapan yang dikehendaki.

1. 4.      Komunikasi Antarpribadi yang efektif

Komunikasi antarpribadi didefinisikan Joseph A. Devito sebagai: Proses  pengiriman pesan antara dua orang atau diantara sekelompok kecil orang, dengan beberapa efek dan umpan balik seketika.

Komunikasi antarpribadi terjadi secara dialogis dan memungkinkan terjadi feedback dan interaksi secara langsung dari komunikan.

Dibandingkan dengan bentuk komunikasi lainnya, komunikasi antarpribadi dinilai paling ampuh dalam kegiatan mengubah opini, kepercayaan, mengubah sikap, dan perilaku komunikan.

Dalam komunikasi antarpribadi, ketepatan yang lebih besar (hemophily) antara komunikator dan komunikan menjadi faktor penting terciptanya komunikasi efektif. Komunikator mengutamakan menciptakan kesamaan dengan komunikan.

Menurut Kumar (2000), komunikasi efektif antar pribadi mempunyai 5 ciri:

1. Keterbukaan
2. Empati
3. Dukungan
4. Rasa positif
5. Kesetaraan

Kiat sukses berkomunikasi

1. Kenali dengan baik lawan bicara
2. Jangan terlalu banyak bicara dan kurang mendengar
3. Jangan merasa dan memperlihatkan bahwa kita lebih tahu daripada lawan kita bicara
4. Kenali betul2 diri sendiri dan kemampuan diri sendiri.

Bentuk komunikasi efektif dalam kelompok 

Komunikasi kelompok adalah komunikasi diantara sejumlah orang yang terlibat dalam dalam suatu pertemuan yang bersifat tatap muka dimana setiap anggota mendapat kesan atau penglihatan antara satu sama lainnya yang cukup kentara, sehingga terlihat tanggapan secara langsung.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menciptakan komunikasi kelompok secara efektif adalah:

1. Analisis audiens (terlebih dahulu tanyakan dulu beberapa hal seperti bahasa yang dimengerti audiens, atau analisa usia, latar belakang pedidikan, bahkan jika perlu agama)
2. Bersikap ramah, simpatik dan empatik serta memperlihatkan kredibilitas komunikator
3. Libatkan audiens untuk aktif dalam pembahasan yang sedang berlangsung dengan cara mengajak berbicara, dan lain-lain.
4. Penyampaian Humor dalam komunikasi kelompok relative penting untuk menimbulkan daya tarik dan menghilangkan kejenuhan. Hati-hati dengan humor yang berbau RAS, vulgar dan berlebihan.
5. Selalu buka sesi Tanya jawab untuk memberikan kesempatan kepada audiens yang kurang mengerti.
6. Siapkan alat bantu komunikasi yang memadai seperti audio, proyektor, pointer, alat peraga, dan lain sebagainya
7. Ada baiknya komunikasi kelompok diakhiri dengan pembagian buah tangan seperti snack, pin, buku saku, atau sekedar fotokopi materi agar meninggalkan kesan positif bagi komunikan.

Teknik Komunikasi Massa yang Efektif

Komunikasi massa adalah komunikasi melalui media massa modern, yang meliputi surat kabar yang mempunyai sirkulasi yang luas, siaran radio, dan televisi yang ditujukan secara umum, film, dan lain sebagainya.

Agar dapat mengemas komunikasi menjadi lebih efektif, komunikator sebaiknya mengetahui Karakteristik media massa, diantaranya:

1. Komunikasi massa bersifat umum (terbuka untuk setiap orang)
2. Hubungan komunikator-komunikan bersifat non-pribadi
3. Media massa menimbulkan keserempakan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menciptakan komunikasi massa secara efektif adalah:

1. Buat analisis sasaran/khalayak: (siapa komunikan yang dituju, di anasilis secara demografi, fisik, maupun pendidikan, misalnya, komuniksi yang dimaksudkan akan dimuat dalam media massa TV lokal dengan sasaran: orang dewasa, bertempat tinggal di daerah Jawa Barat, srata ekonomi menengah keatas, dll)
2. Analisis pesan: membuat materi komunikasi yang sesuai dengan keadaan, kepentingan dan kebutuhan sasaran.
3. Analisis media: pilih media yang sesuai dengan maksud, tujuan, ideologi komunikator.
4. Analisis komunikator: komunikator dalam media massa, (narasumber), sesuai peraturan kementerian kesehatan harus merupakan eselon II, dan jika tidak eselon III, atau boleh eselon IV dengan persetujuan direksi RSHS.
5. Tentukan sarana pendukung komunikasi, bisa berupa joke (gurauan), penayangan visual, alat peraga, dan lain sebagainya, sehingga menarik komunikan dan menimbulkan efek yang positif.

Teknik berbicara efektif

Teknik berbicara yang efektif dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Menarik nafas dalam-dalam sebelum memulai berbicara.
2. Mengatur volume bicara agar lebih keras dari biasanya. Caranya dengan mengatur, agar suara dapat didengar oleh jajaran orang yang duduk atau berdiri paling jauh dari tempat kita berbicara.
3. Menggunakan kata-kata sehari-hari, yang dikenal oelh pendengar. Orang akan tertarik pada pembicaraan yang menggunakan kata-kata yang akrab ditelinganya daripada kata-kata yang tidak dimengerti (misalnya istilah-istilah dalam bahasa asing).
4. Layangkan pandangan ke seluruh pendengar.

Teknik mendengar aktif dapat dilakukan sebagai berikut:

1. Mendengar dengan aktif dengan menangkap ungkapan non verbal sebaik isyarat/petunjuk verbal. Artinya pada saat mendengarkan dengan aktif penerima akan mendapatkan umpan balik dengan menguraikan sendiri melalui kata-katanya tentang pesan yang disampaikan oleh pengirim, dan mengulang kembali dengan caranya sendiri.
2. Penerima pesan mengecek kembali, yaitu apa yang ada dibalik pesan yang diterimanya untuk mengerti pesan apa yang sesungguhnya diterima.
3. Gambaran perilaku, ini merupakan gambaran individual yang sangat spesifik, kegiatan pengamatan keapda orang lain tanpa membuat keputusan atau generalisasi tentang latar belakang, orangnya atau sifatnya.

Teknik mendengar efektif dapat membantu dan memastikan para komunikator mempunyai informasi yang akurat. Memastikan bahwa kualitas informasi yang baik tidak hanya merupakan tantangan dalam komunikasi. Keduanya baik pengirim maupun penerima ingin memastikan bahwa mereka mempunyai kualitas ketepatan dari informasi yang benar.

KESIMPULAN

            Komunikasi efektif adalah Komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change), atau perubahan perilaku (behavior change), atau setidaknya perubahan opini (opinion change) pada orang yg terlibat dalam komunikasi.

            Terdapat factor penunjang dalam komunikasi yang efektif, yaitu: Faktor pada komponen komunikan, Faktor pada komponen komunikator, dan Faktor pada komponen pesan. Selain factor penunjang diatas untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukannya hal lain seperti melakukan Teknik berbicara yang seperti dijelaskan diatas, juga bisa dengan Teknik mendengarkan.

            Mendengar dengan aktif. Ada ungkapan yang mengatakan kalau kita ingin didengar orang maka belajarlah menjadi pendengar yang baik. Tampaknya ungkapan ini sangat sesuai dengan bahasan ini. Mendengar adalah hal yang utama dalam berkomunikasi, mendengar dengan aktif berarti mendengar untuk mengerti apa yang dikatakan dibalik pesan.

Sumber: Komunikasi Bisnis                      Drs. Umar Farouk Zuhdi, M.Si